Andmete teisaldamine Excelis ühest kohast teise on ilmselt üks neist ülesannetest, mida me mehaaniliselt tuhandeid kordi päevas teeme. Olenemata sellest, kas töötate väikese arvutustabeli või miljonite kirjetega andmebaasidega, on tõhusa kopeerimise ja kleepimise kunsti valdamine elupäästja ning hoiab ära vajaduse sama tööd vormindusvea tõttu kaks korda korrata.
Esimene asi, mida tuleb mõista, on see, et lahtri dubleerimisel ei liiguta me ainult nähtavat teksti või numbrit. Excel pakib tegelikult kogu allika sisu : valemitest ja andmete valideerimisest kuni kommentaaride ja tingimusvorminguni. Kui me pole ettevaatlikud, võime oma arvutustabelisse visuaalse segaduse tekitada.
Teabe kopeerimise ja teisaldamise viisid
Sõltuvalt sellest, kui kiire teil on või mis on teile kõige mugavam, on sama toimingu tegemiseks mitu võimalust. Kõige traditsioonilisem viis on kasutada menüü Avaleht linti , kus lõikelaua rühm võimaldab teil kopeerida ja kleepida. Huvitav on see, et kui kleebite sisestusklahvi (Enter) vajutades, tühjendatakse lõikelaud, samas kui lindil oleva kleepimisnupu abil salvestatakse andmed hilisemaks kasutamiseks.
Neile meist, kes eelistavad hiirt, on kiireim valik paremklõpsu kontekstimenüü . Lihtsalt paremklõpsake valitud vahemikus, valige kopeeri või lõika ja korrake toimingut sihtkoha jaoks. Teise võimalusena on olemas väga visuaalne tehnika, mida nimetatakse lohistamiseks : lihtsalt klõpsake ja lohistage valiku serva. Andmete teisaldamiseks vabastage nupp; nende dubleerimiseks hoidke lohistamise ajal all Ctrl-klahvi ja näete kursori kõrval väikest plussmärki.
Kui vihkad klaviatuuri käest panemist, on kiirklahvid sinu parimad sõbrad. Klassikalised Ctrl + C kopeerimiseks , Ctrl + X lõikamiseks ja Ctrl + V kleepimiseks on universaalsed. Lisaks, suurte vahemike valimiseks ilma hulluks minemata võid kasutada Shift + Ctrl + nooleklahve , mis valivad automaatselt kuni esimese tühja lahtrini, mille programm leiab.
Täitekontroll ja täpsem valik
Kui teil on vaja valemit või andmeid pikka veergu allapoole kopeerida, on täitekäepide parim tööriist. Lahtri paremas alanurgas topeltklõpsates laiendab Excel sisu kohta, kus see leiab andmeid külgnevast veerust. Olge aga kuupäevade või numbritega ettevaatlik, kuna programm võib proovida luua loogilise jada täpse koopia asemel – see on levinud probleem, kui te ei tea, kuidas takistada Excelil arvude kuupäevadeks teisendamist.
Kui teil on vaja kopeerida lahtreid, mis ei ole külgnevad, ei pea te seda ükshaaval tegema. Ctrl-klahvi all hoides saate klõpsata erinevatel lehel paiknevatel lahtritel ja kui need kõik on valitud, kopeerida need korraga, et kleepida need kompaktseks plokiks.
Spetsiaalse liimi valdamine
Siin toimubki tõeline maagia. Tavaline kleepimine (Ctrl+V) teeb oma töö ära, aga vahel tahame sellest ainult osa. Nendele lisavalikutele juurdepääsemiseks võite kasutada hiire paremat nuppu või veelgi parem, kiirklahvikombinatsiooni Ctrl+Alt+V , mis avab dialoogiboksi Kleebi teisiti.
- Valores: Ideaalne, kui sul on olemas valem, aga vajad ainult lõpptulemus ilma et see muutuks, kui lahtrit liigutada.
- Valemid: Kleepige toimingu loogika täpselt nii, nagu see valemiribal kuvatakse, ignoreerides kujundust.
- Vormingud: See kopeerib ainult värvi, äärised ja fondi, jättes sihtkoha lahtri sisu puutumata.
- Valideerimine ja kommentaarid: Need võimaldavad üleandmist andmesisestusreeglid, kasutades andmete valideerimine Excelisvõi selgitavaid märkusi lahtri väärtust muutmata.
- Veeru laius: Väga kasulik tagamaks, et sihttabelil on täpselt sama visuaalne struktuur kui originaalil.
- Kõik peale ääriste: See säilitab sisu ja vormingu, kuid takistab kontuuride kopeerimist.
Matemaatilised tehted ja lisatööriistad
Excel võimaldab kleepimisel teha hämmastavaid asju, näiteks teha arvutusi lennult. Menüüs „Kleebi teisiti“ saate valida aritmeetilise tehte (liitmine, lahutamine, korrutamine või jagamine). See tähendab, et kopeeritud väärtus rakendatakse matemaatiliselt sihtlahtrite olemasolevatele väärtustele, säästes teid ajutiste valemite loomisest.
Teine pärl on valik „Ignoreeri tühikuid” , mis takistab allika tühjadel lahtritel sihtkoha andmete ülekirjutamist. Ja muidugi ei saa unustada funktsiooni Transpose , mis sisuliselt pöörab andmed ümber: ridades olnud andmed muutuvad veergudeks ja vastupidi – see on oluline Excelis andmete transponeerimiseks ja tabelite kiireks ümberkorraldamiseks.
Viidete haldamine valemites
Valemi kleepimisel on oluline kontrollida, et viidatud lahtrid oleksid endiselt õiged. See sõltub sellest, kas kasutate suhtelisi, absoluutseid või segaviiteid . Näiteks kui liigutate valemi lahtrilt A1 lahtrisse C3, muudab suhteline viide oma asukohta, samas kui absoluutne viide (see, millel on $ sümbol) jääb samasse kohta fikseeritult.
Kui tulemus ei ole ootuspärane, saate valemi sisestada ja vajutada klahvi F4 , et viitetüüpide vahel kiiresti vahetada, kuni leiate oma arvutustabeli jaoks õige kombinatsiooni.
Kõigi nende tööriistade käepärast hoidmine, alates kiirklahvidest ja täitekäepidemest kuni võimsate kleepimis- ja andmete ülekandmise valikuteni, võimaldab teil Exceli teavet professionaalse täpsusega hallata, tagades, et vorming ja valemid jäävad järjepidevaks olenemata andmete asukohast.
